Em qualquer organização, é comum que os esforços de transformação comecem por processos que geram maior volume de reclamações ou frustrações operacionais. São os chamados processos “barulhentos” – aqueles que todo mundo conhece, comenta ou critica.
Mas há um problema com isso: o barulho não é necessariamente um indicador de impacto. Um processo pode ser ruidoso porque está mal comunicado, tem falhas pontuais ou porque envolve muitas pessoas. No entanto, ele pode representar baixo risco para a operação, pouco impacto no cliente ou valor limitado em termos estratégicos.
Nem todo processo “barulhento” é estratégico e isso pode custar caro
Transformar um processo exige esforço: horas de mapeamento, envolvimento de equipes, testes, validações e, em muitos casos, investimento em tecnologia. Quando esse esforço é mal direcionado, o resultado é um ciclo de frustração:
- Muito esforço, pouco retorno.
- Equipe desmotivada com a transformação.
- Falta de percepção de valor por parte da liderança.
- Queda na confiança do processo de mudança.
É por isso que o MTAP estabelece, logo no início, a Fase Zero: o momento de parar e escolher com inteligência. Antes de pensar em redesenho, automação ou digitalização, é essencial responder a uma pergunta-chave:
Esse processo, se transformado, tem potencial real de melhorar o desempenho da área ou da empresa?
Priorize com método
A escolha do processo certo não deve ser emocional ou reativa. Deve ser técnica, analítica e conectada com os objetivos estratégicos da organização. Ao aplicar a lógica da Fase Zero, evitamos cair na armadilha da “urgência aparente” e passamos a agir com foco naquilo que realmente move o ponteiro.
É aqui que se diferencia uma empresa que “faz por fazer” de uma que transforma com método.
Como fazer isso? Usando uma matriz de priorização de processos
É aqui que entra a aplicação de uma matriz de priorização, uma ferramenta que apoia a decisão de onde investir os esforços de transformação com base em critérios objetivos, comparáveis e alinhados à estratégia do negócio. Essa matriz funciona como um filtro racional para evitar que decisões sejam tomadas apenas por urgência percebida ou por pressão política interna.
O que deve compor uma boa matriz de priorização?
A matriz de priorização deve considerar dimensões críticas da operação e do negócio. Abaixo, explicamos como aplicar cada uma delas de forma estratégica:
- Volume de execução: Quanto maior a frequência com que o processo é executado, maior seu potencial de impacto.
Por exemplo: um erro recorrente em um processo que roda 5 vezes por mês pode ser tolerável, mas no mesmo erro em um processo que roda 3.000 vezes por mês, o impacto é exponencial.
- Impacto no cliente: Avalie se o processo afeta diretamente a experiência do cliente interno ou externo.
Processos invisíveis ao cliente podem ser importantes, mas os que moldam a jornada do usuário têm peso estratégico muito maior.
- Nível de retrabalho: Processos com alta taxa de correções, refações ou retrabalho oculto são fortes candidatos à transformação.
Eles consomem energia da equipe e reduzem a capacidade produtiva sem gerar valor adicional.
- Risco operacional: Se o processo falha, qual o tamanho do estrago?
Processos que, quando falham, geram multas, interrupções operacionais ou prejuízos à imagem da empresa, merecem atenção especial.
- Alinhamento estratégico: O processo está diretamente ligado a uma meta ou OKR corporativo?
Se sim, ele ganha pontos extras na priorização — pois é parte ativa do avanço estratégico da organização.
A matriz transforma decisões subjetivas em clareza visual
Ao atribuir pontuações para cada critério, você consegue montar uma matriz simples (em Excel, por exemplo) que classifica os processos com base em sua relevância e urgência relativa.
Isso permite que a decisão:
- Seja compartilhada e defendida com clareza entre áreas e lideranças
- Alinhe expectativas sobre onde e por que começar
- Reduza o risco de retrabalho em projetos de melhoria ou automação mal direcionados
- Crie uma trilha lógica para a transformação acontecer em ondas, com entregas rápidas e resultados visíveis
Transformação de processos é sobre mexer onde o impacto será mais percebido, mais mensurável e mais estratégico e na lógica do MTAP, a matriz de priorização não é um detalhe: ela é a base da Fase Zero — o ponto onde toda transformação sólida começa.
Começar bem é começar pelo que importa
Mudar um processo não é só desenhar um novo fluxo. Envolve tempo da equipe, esforço de adaptação, testes, comunicação, treinamentos e, frequentemente, investimento em tecnologia. Ou seja, é um projeto em si e, como todo projeto, demanda foco e prioridade.
É por isso que a decisão sobre qual processo transformar primeiro tem um peso enorme. Ela pode acelerar a adoção e o impacto da mudança — ou travar tudo antes mesmo da primeira entrega.
Mudar o processo certo com profundidade é melhor do que mudar o processo errado com pressa
Empresas que escolhem bem onde começar a transformação colhem benefícios mais consistentes:
- Aumentam a chance de sucesso da iniciativa, porque o processo escolhido tem relevância real e mobiliza as partes envolvidas.
- Entregam resultados percebidos rapidamente, criando evidências concretas do valor da mudança.
- Constroem confiança na jornada de transformação, tanto internamente quanto entre áreas de negócio e tecnologia.
- Criam “casos modelo” que funcionam como vitrine e inspiração para outras áreas embarcarem no movimento.
É por isso que a Fase Zero do MTAP não é apenas preparatória — ela é estratégica e indispensável. Ela orienta onde aplicar energia primeiro, com mais inteligência e menos desperdício. No fim do dia, a transformação digital não é sobre fazer tudo ao mesmo tempo, nem sobre sair automatizando processos problemáticos.
É sobre escolher com critério, atuar com método e construir uma jornada que entregue valor de forma contínua, escalável e sustentável.
Quer transformar com mais agilidade? Comece com mais foco.
Escolha o processo que mais entrega resultado — não o que mais reclama.
Gostou do conteúdo?
Assista ao vídeo com André Menelau explicando esse tema de forma prática e didática:
